Custos são gastos efetuados pela empresa na elaboração ou na aquisição de produtos ou na prestação de serviços.
Despesas são gastos que servem como apoio para que as empresas atinjam seus objetivos. Exemplo: salários administrativos, telefone, etc.
É importante para a empresa entender como se comportam os custos e as despesas em seu estabelecimento. Só assim ela poderá determinar estratégias na definição do preço de venda.
Os custos e despesas se comportam de duas formas: variáveis e fixos
Custos e despesas variáveis
Variam conforme a venda efetuada pela empresa. Se existe uma venda, há incidência deles. Exemplos: custo de mercadoria vendida, embalagens, etiquetas, impostos incidentes sobre as vendas (ICMS, PIS, COFINS, IRPJ, CSSL, Simples) e comissões de vendedores.
Para o Empreendedor Individual os valores são fixos e mensais:
Comércio/Indústria: R$1,00 ICMS;
Prestação de Serviço: R$5,00 ISS;
Mista (Indústria, Comércio e/ou serviços): R$1,00 ICMS mais R$5,00 ISS.
Custos ou despesas fixas
Não variam em função da venda. Não há relação direta entre a venda e a incidência desses valores, mesmo que o valor gasto mude. Exemplo: aluguéis, energia, salários fixos e encargos sociais, gastos com contabilidade, gastos com materiais de escritório e limpeza, gastos com veículos, depreciação manutenção.
Os custos podem ainda podem ser classificados em diretos e indiretos.
Custos diretos são todos aqueles que podem ser atribuídos diretamente a uma determinada mercadoria (fretes, impostos, seguros).
Os custos indiretos são aqueles que não se referem direta ou indiretamente a uma determinada mercadoria por serem comuns a todas as mercadorias que se encontram em estoque num determinado momento. Por exemplo, se em certo depósito existem diversos lotes de mercadorias diferentes, os custos de armazenamento são comuns a todos os lotes.
O custo de aquisição de mercadorias é determinado pelo valor da fatura, deduzidos o descontos, os abatimentos e as bonificações, acrescidos do todos os custos com a mercadoria até sua entrada no armazém ou depósito (seguro, transportes, comissões de compra, impostos não recuperáveis na venda, entre outros).
Todos esses custos são chamados de custos diretos, como podemos observar no esquema a seguir:
Preço de aquisição (nota fiscal)
(-) descontos obtidos
(-) impostos recuperáveis
(+) impostos não recuperáveis
(+) fretes
(+) seguros
(+) outras despesas incidentes na aquisição
(=) custo de aquisição ou custo de mercadoria vendida
Impostos recuperáveis são aqueles que serão recuperados quando a empresa efetivar a venda das mercadorias adquiridas. ICMS, por exemplo, quando a empresa estiver no regime de tributação estadual pelo débito e crédito de ICMS.
Impostos não recuperáveis deverão fazer parte do custo de aquisição, pois não serão recuperados na venda das mercadorias e, portanto, não serão repassados aos clientes. A cadeia tributária "morre" na aquisição das mercadorias. Por exemplo, o IPI - Imposto Sobre Produtos Industrializados - não será calculado na venda, ele será embutido apenas na compra, uma vez que um empresa comercial não recolhe esse imposto.
Outras despesas incidentes na aquisição
Poderão ocorrer, por exemplo, no caso de importação, o valor dos gastos alfandegários, bem como impostos sobre a importação.
Despesas administrativas tais como: aluguéis, honorários dos proprietários, salários administrativos acrescidos de encargos sociais, material de escritório, material de limpeza, honorários do contador, honorários do consultor, manutenção, combustível, depreciação, propaganda, bem como diversas outras despesas necessárias para que a empresa funcione são fixas.
As despesas financeiras são originadas dos juros de empréstimo ou de algum motivo relevante que levou a empresa a ter esse dispêndio, como juros sobre atraso de pagamento de fornecedores, por exemplo.
Mas para melhor fixar o conceito de custos, vamos definir a seguir alguns outros conceitos que ajudarão no seu entendimento.
Gasto é o sacrifício financeiro ou econômico com o qual a empresa arca para obter m produto ou serviço qualquer. Esse sacrifício é representado por entrega ou promessa de entrega de ativos (normalmente dinheiro). Note que o conceito de gasto é bastante abrangente e se aplica a todos os bens e serviços.
Investimento representa o gasto ativado em função de sua vida útil ou de benefícios atribuíveis a futuro(s) período(s). Todos os sacrifícios havidos pela aquisição de bens ou serviços (gastos), que são estocados nos ativos da empresa para baixa ou amortização, quando da sua venda, de seu consumo, de seu desaparecimento ou de sua desvalorização são chamados de "investimento". Exemplo: aquisição de máquina - gasto/investimento permanente; aquisição de mercadorias - gasto/investimento circulante.
Custo é o gasto relativo a consumo na operação. Exemplo: mercadorias - gasto na aquisição/investimento no estoque/custo na operação;
Despesa é o gasto que se destina às fases de administração, vendas e financeira. Exemplo: equipamento de informática - gasto na aquisição/investimento permanente/despesa (depreciação); comissão de vendas - gasto/despesa.
Desembolso representa o pagamento resultante da aquisição do bem ou do serviço. Pode ocorrer antes, durante ou após a entrada de utilidade comprada; portanto, defasada ou não do gasto.
Perda é o bem ou serviço consumido de forma anormal e involuntária. Exemplo: perda com incêndio; obsoletismo de estoques.
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