O fluxo de caixa é uma ferramenta básica e fundamental de planejamento e controle financeiro para a gestão adequada das receitas e das despesas de um negócio. Você já parou para pensar como está a saúde financeira do seu negócio? Você tem o hábito de controlar as entradas e as saídas de recursos financeiros ou dinheiro do seu caixa? E o fluxo de caixa, você controla?
Se sua resposta foi não para alguma dessas perguntas, saiba que a falta de controle dos movimentos de caixa pode fechar seu negócio.
Agora, se você ainda não tem uma empresa, mas quer abrir uma e nunca tinha pensado nessas questões, tudo o que você verá a partir de agora também será de seu interesse! Você poderá se imaginar tomando decisões em sua própria empresa e, ao final, verá que o melhor negócio é abrir uma empresa com um fluxo de caixa já organizado!
Como fazer o controle do fluxo de caixa?
Administrar bem uma empresa é a meta de todo empreendedor, e um dos segredos da boa administração é o controle do caixa. Com as contas bem planejadas, suas chances de sucesso serão maiores.
O objetivo do fluxo de caixa é apurar e projetar o saldo disponível para que exista sempre capital de giro, para aplicação ou eventuais gastos.
Devem ser registrados:
Todos os recebimentos - vendas à vista e a prazo, boletos, crédito em conta, cartão de crédito e débito, dentre outros;
Todos os pagamentos - compras à vista e a prazo, pagamentos de boletos e despesas e outros;
Previsões - até o último pagamento e recebimento conhecido ou o máximo de horizonte adequado às necessidades da empresa;
No início do preenchimento do fluxo de caixa, surgirão dificuldades para elaborar o controle. Mas, em pouco tempo, poderão ser sentidas a enorme ajuda e importância de tomar as decisões com base em previsões de entrada e saída de recursos.
Muita gente utiliza cadernos de anotações para fazer o controle de fluxo de caixa, porém, o ideal é que seja utilizados planilhas eletrônicas ou programas de gestão para ser mais fácil, organizado e ágil.
Benefícios do Fluxo de Caixa
Ao elaborar o fluxo de caixa, você terá uma visão do presente e do futuro. É uma excelente ferramenta para avaliar a disponibilidade de caixa e a liquidez da empresa. Com essa tranquilidade, você pode antecipar algumas decisões importantes, como a redução de despesas sem o comprometimento do lucro, o planejamento de investimentos, a organização de promoções para desencalhe de estoque, o planejamento de solicitação de empréstimos, a negociação para uma dilatação de prazo com fornecedor e outras medidas para que possíveis dificuldades financeiras possam ser evitadas ou minimizadas.
A estrutura do fluxo de caixa depende da natureza da empresa e também das necessidades dos gestores. O resultado do fluxo de caixa é o saldo disponível (em dinheiro disponível no caixa, ou depositado em conta corrente nos bancos, etc.) apurado pela diferença entre o total do valor dos recebimentos e pagamentos efetivamente realizados em uma determinada data ou período.). O saldo final do fechamento de caixa deve corresponder ao valor dos recursos disponíveis no caixa da empresa ou depositados em contas corrente (banco).
*Dicas:
Inicie lançando "contas a pagar" para os compromissos já assumidos e "contas a receber" para os valores a receber, já conhecidos ou facilmente estimados;
Estime sempre as ainda não lançadas em "contas a pagar", tais como impostos, contas de luz e água, folha de pagamento, etc. Tente também conhecer a sazonalidade dessas contas, suas datas de vencimento e reajustes para estimar melhor;
Nas vendas à vista, utilize como base a média diária das vendas realizadas normalmente. Considere também os meses de movimentos mais fortes e mais fracos para a média. Seja conservador(a) nessas estimativas, que serão muito facilitadas se um controle diário de receitas e despesas for mantido. Lembre-se: as despesas quase sempre são certas, mas as receitas quase nunca.
Recebimentos: vendas à vista, vendas a prazo, em cheques (inclusive pré-datados) duplicatas, cartões, rendimentos de aplicações, e outros recebimentos.
Pagamentos: fornecedores, despesas bancárias e financeiras, salários e encargos de funcionários, comunicação - telefonia, internet, correios etc.; manutenções - equipamentos, veículos, prédios, etc.; retirada pró-labore, salários dos sócios que trabalham na empresa, serviços de terceiros, contador, advocacia, etc; impostos e contribuições, materiais - escritório, copa, limpeza etc.; investimentos realizados, amortização de empréstimos e dívidas. A estrutura do fluxo de caixa depende da natureza da empresa e também das necessidades dos gestores. O resultado do fluxo de caixa é o saldo disponível (em dinheiro disponível no caixa, ou depositado em conta corrente nos bancos, etc.) apurado pela diferença entre o total do valor dos recebimentos e pagamentos efetivamente realizados em uma determinada data ou período.). O saldo final do fechamento de caixa deve corresponder ao valor dos recursos disponíveis no caixa da empresa ou depositados em contas corrente (banco).
Saldo do Fluxo de Caixa e Controle Operacional
O saldo de caixa não indica, necessariamente, que a empresa está tendo lucro ou prejuízo em suas atividades operacionais. A existência do saldo final deve ser confirmada preferencialmente a cada dia.
Saldos diários elevados, tanto negativos quanto positivos, sugerem a necessidade de melhoramentos na organização financeira, pois implicam financiamentos a custos elevados (saldo negativo) ou custo de oportunidade da aplicação (saldo positivo) e que poderiam render juros em aplicações ou melhores condições de pagamento junto a fornecedores. Para ter uma empresa saudável é preciso controlar o fluxo de caixa.
Análise do Fluxo de Caixa
A análise do fluxo de caixa permite que você trace estratégias para o crescimento da empresa ou reverta situações negativas.
Saldos negativos devem ser analisados. A primeira providência é descobrir as causas: atraso nos recebimentos, alta taxa de inadimplência, queda repentina nas vendas, atraso nos recebimentos dos clientes, etc. Esse problema também ocorre se as diferenças entre os prazos de recebimentos e os pagamentos forem altas e a empresa não se planejar com a organização do capital de giro.
Se a empresa vender muito mais em um mês do que em outro, sem se organizar, poderão ocorrer falhas no fluxo - já que os pagamentos podem ocorrer antes dos recebimentos relativos às vendas. Por isso, é necessário ter uma reserva de capital de giro. Por outro lado, as faltas no caixa devem ser avaliadas para saber se não ocorrem devido às vendas estarem abaixo do ponto de equilíbrio.
Uma função importante do fluxo de caixa é permitir o controle das atividades do ciclo operacional da empresa, que são todas as atividades de compra e venda de mercadorias e serviços da empresa em curto prazo e os seus respectivos pagamentos e recebimentos.
Empréstimos bancários, dos sócios e descontos de duplicatas também são alternativas viáveis, porém, não devem ser o primeiro recurso. Mesmo se forem utilizados, devem ser previamente analisados.
Os pagamentos devem ser anotados e as amortizações dos financiamentos devem ser previstas no fluxo de caixa. Além disso, é fundamental ficar atento à cobrança de juros, para não acarretar problemas sérios de endividamento, ao invés da reversão dos saldos negativos.
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