Um plano de ação é utilizado para definir as ações que vão orientar o nascimento de uma nova empresa ou estabelecer um conjunto de ações que serão responsáveis por melhorias nas empresas já existentes aumentando assim, a sua produtividade. Mas, tanto o empreendedor quanto o empresário podem ter dificuldades no processo de execução dessas ações, a final, é quase sempre difícil deixar a zona de conforto. E por isso devem estar preparados para lidar com a mudança na cultura organizacional propiciando as alterações de forma gradual, para que os colaboradores possam se adaptar e operar no mínimo tempo possível, mas com a maior eficiência.
Para que isso seja possível, existe uma ferramenta que ajuda na construção do plano de ação conhecida como 5W2H. Como ferramenta, ganhou mais popularidade com a disseminação das técnicas de gestão de qualidade e, posteriormente, com as de gestão de projetos.
Ela é indicada para qualquer pessoa que precise colocar um plano em ação. Serve para a tomada de decisão sobre os principais elementos que orientarão a implementação do plano. E é útil porque oferece diversos usos da técnica 5W2H, desde as versões mais simples e objetivas até o desenvolvimento de um plano de negócio tácito e operacional.
Como Desenvolver o Plano de Ação Utilizando a Ferramenta 5W2H?
Quando algo deve ser implementado, entram em cena as seguintes definições:
O que (What) deve ser feito?
Por que (Why) deve ser implementado?
Quem (Who) é o responsável pela ação?
Onde (Where) deve ser executado?
Quando (When) deve ser implementado?
Como (How) deve ser conduzido?
Quanto (How much) vai custar a implementação?
A ferramenta 5W2H pode ser usada sozinha colocar em prática uma decisão simples na empresa, como a aquisição de um novo equipamento ou a execução de uma atividade pontual. Nessas situações mais simples, o preenchimento dos campos dos 5W2H em um formulário feito no editor de texto, planilha ou mesmo no corpo de um e-mail já é suficiente para a elaboração do plano de ação. Mas a 5W2H é muito útil quando atrelada a outras ferramentas analíticas ou a planos que requerem ação.
Em situações que envolvem a implementação de várias decisões de forma orquestrada, como na gestão de projetos ou em um plano de negócio, a 5W2H também se mostra eficaz.
Como Usar a Ferramenta 5W2H?
A ferramenta é composta por sete campos que devem constar as seguintes informações:
Ação ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado (what);
Justificativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado (why);
Definição de quem será (serão) o(s) responsável(eis) pela excussão do que foi planejado (who);
Informação sobre onde cada um dos procedimentos será executado (where);
Cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos (when);
Explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos (how);
Limitação de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito (how much).
O preenchimento pode ser feito no próprio formulário impresso ou os campos podem ser copiados para editores de texto, planilhas, e-mails ou adaptados em aplicativos online de gestão de tarefas ou de projetos.
Dicas de utilização da ferramenta:
Complemento às técnicas de análise de negócios - boa parte das análises feitas em administração de negócios termina no estudo em si quando deveriam ser tomadas ações para lidar com as questões levantadas;
Complemento às técnicas de gestão de projetos - dado que o projeto tem escopo (what), prazo (when), custo (how much) e responsável (who), cada uma das etapas a executar para a conclusão do projeto também precisa ter tais características, além das demais que compõe a ferramenta;
Complemento às técnicas de planejamento de novos negócios - tanto técnicas tradicionais, como a elaboração de um plano de negócio, quanto as mais recentes, como o Business Model Canvas, devem fazer o uso da 5W2H para implementar as decisões estratégicas ou validar as hipóteses que são testadas. No plano de negócio, ao final de cada parte, inclua uma tabela com a lógica dos 5W2H para orientar a execução daquela parte do plano. O que (what) deve ser feito no plano de marketing e vendas, por exemplo? Qual o motivo (why) disso estar sendo feito? Quando terá efeito? E assim por diante...
Inclua lições aprendidas - a ferramenta é voltada para a ação. Apesar disso, há muitos aprendizados na execução do que foi planejado. Nem sempre o escopo (what) está bem definido, nem o problema (why) a ser resolvido é o previsto e o custo (how much) pode ser bem maior do que o imaginado. Por essas razões, a empresa precisa ter um controle de seus planos de ação e obter informações a respeito das lições aprendidas nas fases de planejamento e implementação, para melhorar a execução dos planos de ação , evitando retrabalhos e gastos desnecessários;
Automatize o uso da ferramenta - ela é basicamente uma tabela e pode ser feia em um editor de textos ou em uma planilha. Se for feita editores ou planilhas disponíveis online, outros envolvidos poderão consultá-la acompanhá-la ou editá-la. Outras ferramentas online com Trello e Evernote podem ser usadas como plano de ação;
Plano de ação para o desenvolvimento dos empreendedores - a ferramenta também pode ser aplicada em nível pessoal, como no caso do desenvolvimento pessoal do empreendedor e de sua relação com os sócios.
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